Cómo usar la función FILTRAR en Excel 365: guía paso a paso para docentes
¿Buscas con BUSCARV y solo te devuelve la primera coincidencia? Con FILTRAR obtienes todas las filas que cumplen tu criterio, y la lista se actualiza sola cuando cambias el dato de búsqueda. Útil para listas de clase, calificaciones o resultados de encuestas, sin fórmulas anidadas ni macros.
En esta guía (6 secciones)
Cómo filtrar datos en Excel con FILTRAR, paso a paso
- Ten tus datos en una tabla con encabezados. El vídeo usa un registro de ventas con sección, subsección, ciudad e importe; en el aula puede ser tu lista de alumnado o tus notas.
- Escribe la función con un criterio de texto. En matriz pones el rango completo que quieres mostrar y en incluir, la condición, por ejemplo ciudad igual a «Valencia». Los resultados se despliegan en las celdas contiguas y cambian si modificas el valor, por ejemplo a «Madrid».
- Controla lo que no existe. Si buscas algo que no está en la lista (en el vídeo, «Bilbao»), Excel devuelve un error. Añade el tercer argumento con un texto entre comillas, como «No encontrado».
- Crea una lista desplegable. Ve a Datos › Validación de datos › Lista y vincula esa celda a tu criterio. Así cambias de ciudad (o de grupo) con un clic.
- Filtra por números. Usa operadores como «mayor que»: el vídeo extrae ventas superiores a 5.000 € o a 30.000 €.
- Combina criterios. Pon cada condición entre paréntesis y únelas con * si deben cumplirse todas (Y) o con + si basta con una (O).
Las fórmulas del vídeo, de un vistazo
| Qué quieres | Fórmula |
|---|---|
| Filas de una ciudad | =FILTRAR(datos;ciudad="Valencia") |
| Mensaje si no hay resultados | =FILTRAR(datos;ciudad="Bilbao";"No encontrado") |
| Ventas mayores de 5.000 € | =FILTRAR(datos;ventas>5000) |
| Y: más de 1.500 € y en Barcelona | =FILTRAR(datos;(ventas>1500)*(ciudad="Barcelona")) |
| O: más de 5.000 € o en Sevilla | =FILTRAR(datos;(ventas>5000)+(ciudad="Sevilla")) |
El separador de argumentos es el punto y coma en Excel en español. Según tu configuración regional, puede ser una coma.
Lo que conviene saber antes de usarla
- Frente a BUSCARV: BUSCARV devuelve solo el primer resultado; FILTRAR devuelve todos los que coinciden.
- Disponibilidad: el vídeo la muestra en Excel 365. Según la documentación de Microsoft, también está en Excel 2021 y 2024; en versiones anteriores no existe.
- Sin coincidencias: sin el tercer argumento, Excel devuelve un error de cálculo (
#CALC!). Con él, muestras tu mensaje.
Si aparece #¡DESBORDAMIENTO!, es que hay texto u otro objeto en las celdas donde FILTRAR quiere volcar los resultados. Borra el contenido que bloquea esa zona y la lista se desplegará.
Míralo en pantalla
El vídeo recorre todos los casos, desde el primer filtro hasta los criterios Y y O, con las listas desplegables y el error de desbordamiento incluidos.
Cuándo te viene bien esta herramienta para docentes
El vídeo trabaja con ventas, pero la lógica es la misma con datos del aula:
Listas por grupo
Muestra solo el alumnado de una clase cambiando una celda desplegable.
Notas y rendimiento
Extrae las calificaciones por encima o por debajo de un valor. Complétalo con cómo evaluar el rendimiento de los estudiantes.
Resultados de encuestas
Filtra respuestas por criterio. Mira cómo realizar encuestas efectivas a alumnos.
| Ventaja | En tu día a día |
|---|---|
| Todos los resultados | Extrae cada coincidencia, no solo la primera. |
| Actualización inmediata | La lista cambia al modificar el criterio. |
| Sin errores a la vista | Muestras un mensaje propio si no hay resultados. |
| Sin macros | Varias condiciones con solo * y +. |
Preguntas frecuentes
¿Funciona en todas las versiones de Excel?
No. El vídeo la usa en Excel 365 y la documentación de Microsoft la incluye también en Excel 2021 y 2024. No está en versiones anteriores.
¿En qué se diferencia FILTRAR de BUSCARV?
BUSCARV devuelve solo el primer resultado que encuentra. FILTRAR extrae todos los registros que cumplen la condición.
¿Por qué me sale #¡DESBORDAMIENTO!?
Porque hay datos u objetos en el área donde Excel quiere desplegar los resultados. Borra esas celdas.
¿Cómo pongo condiciones Y u O?
Encierra cada condición entre paréntesis. Usa * para que se cumplan todas y + para que baste con una.
¿Cómo evito el error si no hay resultados?
Añade el tercer argumento con un texto entre comillas, por ejemplo «No encontrado».
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